Suomen Laivameklarit – Säännöt
hyväksytty vuosikokouksessa 11.2.2019 ja PRH:ssa 2020
1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Suomen Laivameklarit r.y. – Finlands Skeppsmäklare r.f. Epävirallinen englanninkielinen nimi on Shipbrokers Finland. Yhdistyksen kotipaikka on Helsinki.
2. Tarkoitus ja toiminnan laatu
Yhdistys on Suomessa toimivien laivanselvittäjien, laivameklarien ja linja-agentuuritoiminnan edustaja, jonka tehtävänä on valvoa ja edistää jäsentensä yhteistä etua. Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistyksen tulee:
- edustaa jäseniä ja valvoa heidän etujaan kaikissa kysymyksissä, jotka koskevat laivanselvitys-, meklari- ja linja-agentuuritoimintaa.
- toimia meriliikenteen kehittämiseksi ja parantamiseksi sekä antaa lausuntoja sellaisissa meriliikennettä koskevissa kysymyksissä hallinnon ja lainsäädännön alalla, jotka koskevat yhdistyksen jäsenten harjoittamaa toimintaa.
3. Jäsenet
Yhdistyksen varsinaisiksi jäseniksi voidaan hyväksyä tunnetut laivanselvitystä, laivameklari- ja/tai linja-agentuuritoimintaa harjoittavat oikeuskelpoiset yhteisöt. Jäsenanomus tehdään kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle. Hallitus hyväksyy jäsenyyden yksimielisesti joko varsinaisessa kokouksessa tai puhelinkokouksessa.
Hakemuksen hyväksymisen edellytyksenä on, että hakijalla on tarvittava perehtyneisyys laivanselvitys-, laivameklari- ja/tai linja-agentuuri toimintaan. Mikäli hallitus ei yksimielisesti hyväksy jäsenanomusta, siirretään se vuosikokouksen ratkaistavaksi.
Jäsen, joka haluaa erota yhdistyksestä, katsotaan eronneeksi sen kalenterivuoden päättyessä, jonka kuluessa tätä koskeva ilmoitus on tehty kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle tai yhdistyksen kokouksen pöytäkirjaan.
4. Kannatusjäsenyys
Kannatusjäseneksi voidaan hyväksyä liiton toimintaa lähellä olevia yrityksiä, yhteistyökumppaneita tai muita tahoja, jotka haluavat verkostoitua liiton jäsenyritysten kanssa. Kannatusjäsenellä on oikeus saada liiton jäsentiedotteet sekä osallistua liiton järjestämiin tapahtumiin jäsenhintaan, mutta ei oikeutta luottamustehtäviin hallituksessa tai oikeutta äänestää yhdistyksen kokouksessa.
Kannatusjäsenyydestä voi tehdä vapaamuotoisen ilmoituksen liiton toiminnanjohtajalle, joka esittelee asian hallitukselle. Hallitus hyväksyy kannatusjäsenet ja määrää kannatusjäsenmaksun suuruuden.
5. Jäsenmaksu
Varsinainen jäsen suorittaa yhdistykselle vuosittain jäsenmaksun, jonka suuruuden vuosikokous vahvistaa kullekin kalenterivuodelle. Jäsenen yhdistykselle ilmoittamien sivukonttoreiden jäsenmaksuksi vahvistetaan määrä, joka on 30 % alempi kuin varsinainen jäsenmaksu.
Jäsenellä, joka ei ole suorittanut jäsenmaksua, ei ole äänioikeutta yhdistyksen kokouksessa. Uuden jäsenen tulee suorittaa jäsenmaksu koko siltä vuodelta, jona hän on liittynyt yhdistykseen. Samoin suorittaa jäsen jäsenmaksun koko siltä vuodelta, jonka aikana hän eroaa yhdistyksestä. Kunniajäsenet eivät maksa jäsenmaksua.
6. Äänioikeus
Yhdistyksen kokouksessa on kullakin varsinaisella jäsenellä tai sen valtuuttamalla asiamiehellä yksi ääni. Lisäksi jäsenellä on yhtä monta lisä-ääntä kuin sillä on kohdassa 4 mainittuja toimintaa harjoittavia sivukonttoreita. Kunniajäsenellä on kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus.
7. Toimielimet
Yhdistyksen toimielimet ovat:
- vuosikokous
- hallitus
- toiminnantarkastaja
- toiminnanjohtaja
8. Vuosikokous
Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain helmi-toukokuussa hallituksen määräämänä aikana ja paikassa. Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä ilmoittamansa asian käsittelyä varten kirjallisesti hallitukselta vaatii.
Kutsu yhdistyksen kokoukseen lähetetään kullekin jäsenelle kirjatulla kirjeellä tai sähköpostilla jäsenen ilmoittamaan osoitteeseen lukukuittauspyynnöllä vähintään 14 päivää ennen kokousta ja on siinä mainittava ne asiat, jotka kokouksessa otetaan käsiteltäväksi. Mikäli jäsen haluaa, että joku hänen ilmoittamansa kysymys otetaan käsiteltäväksi vuosikokouksessa, on hänen kirjallisesti ilmoitettava siitä hallitukselle ennen edellisen kalenterivuoden päättymistä.
Vuosikokouksessa suoritetaan äänestys avoimesti, jollei vaatimusta lippuäänestyksestä ole esitetty.
Jäsen ei ole oikeutettu osallistumaan sellaisen kysymyksen ratkaisemiseen, joka koskettelee hänen omaa etuaan.
Hallituksen puheenjohtaja, tai hänen estyneenä ollessaan joku muu hallituksen jäsen, avaa vuosikokouksen, jonka jälkeen kokouksen puheenjohtaja valitaan. Toiminnanjohtaja, tai hänen estyneenä ollessaan kokouksen valitsema henkilö, laatii pöytäkirjan.
Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
- kokouksen avaus
- valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri tarvittaessa ja kaksi pöytäkirjantarkastajaa
- todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- merkitään läsnä olevat jäsenet
- hyväksytään kokouksen työjärjestys
- esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto
- päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
- vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio, jäsenmaksun suuruus ja hallituksen sekä tilintarkastajan palkkiot ja matkakorvaukset
- valitaan joka kolmas vuosi hallituksen puheenjohtaja ja vuosittain muut jäsenet erovuoroisten tilalle sekä varajäsenet
- valitaan yksi tilintarkastaja ja varatilintarkastaja
- valitaan yhdistyksen edustajat ulkomaisiin järjestöihin
- käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
10. Hallitus
Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu puheenjohtaja ja vähintään 3 ja enintään 8 jäsentä, jotka valitaan vuosikokouksessa. Hallituksen puheenjohtaja valitaan kolmeksi vuodeksi ja voidaan valita uudelleen. Muut hallituksen jäsenet valitaan kolmeksi vuodeksi siten, että kunakin vuonna eroaa kolmasosa jäsenistä
Arvalla ratkaistaan kahtena ensimmäisenä vuotena jäsenen eroamisvelvollisuus. Tämän lisäksi valitaan hallitukseen ensimmäinen ja toinen varajäsen vuodeksi kerrallaan, jotka astuvat tilalle mainitussa järjestyksessä ainoastaan sellaisessa tapauksessa, että varsinainen jäsen on estynyt osallistumasta hallituksen kokoukseen. Varajäsenet valitaan tehtävään vuodeksi kerrallaan yhdistyksen kokouksessa. Varajäsenenä toimiminen ei estä valintaa varsinaiseksi jäseneksi.
Hallituksen jäseneksi voidaan valita henkilö, jolla on oikeus merkitä jäsenen toiminimi joko prokuran nojalla tai muutoin. Poikkeuksellisesti hallitukseen voidaan valita jäsen ilman prokuraa, jos prokuran omaavaa henkilöä ei ole tarjolla. Tällaisen henkilön tulee saada yhdistyksen kokouksen ehdoton enemmistö taakseen tullakseen valituksi.
Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa tarvittavat toimihenkilöt ja voi tarvittaessa asettaa työryhmiä.
11. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja yksin tai hallituksen jäsenet kaksi yhdessä tai toiminnanjohtaja yhdessä puheenjohtajan tai hallituksen jäsenen kanssa.
12. Hallituksen tehtävä on
- huolehtia yhdistyksen päätösten toteuttamisesta
- valvoa, että lakia ja näitä sääntöjä tarkoin noudatetaan
- hoitaa yhdistyksen omaisuutta ja huolehtia yhdistyksen kirjanpidosta
- antaa vuosikokoukselle edellisen vuoden toimintaa koskeva kertomus
- päättää yhdistyksen kokouksen koollekutsumisesta ja valmistella siinä käsiteltävät asiat
- jättää yksityisten yhdistyksen jäsenten tekemät esitykset omine lausuntoineen vuosikokoukselle
- käsitellä jäsenanomuksia
- huolehtia muista asioista asian vaatimalla tavalla yhdistyksen tarkoitusperien edistämiseksi.
13. Hallituksen kokoukset
Kutsu hallituksen kokouksiin toimitetaan todistettavalla tavalla kirjallisesti, sähköpostilla tai SMS viestillä kullekin jäsenelle vähintään viisi päivää ennen kokousta. Muut tiedonannot hallituksen jäsenille toimitetaan samalla tavalla. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta tai kun vähintään kaksi hallituksen jäsentä sitä vaatii.
14. Hallituksen päätösvaltaisuus
Hallitus on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja, tai hänen ollessa estynyt varapuheenjohtaja, ja vähintään kolme jäsentä on läsnä. Milloin käsiteltävänä on kysymys liiton jäseneksi hyväksymisestä tai jäsenen erottamisesta, hallitus on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja, tai hänen ollessa estynyt varapuheenjohtaja, ja vähintään neljä jäsentä on läsnä.
Kullakin jäsenellä on yksi ääni. Päätökset tehdään yksinkertaisella ääntenenemmistöllä, mikäli näistä säännöistä ei muuta johdu. Äänten mennessä tasan tulee voimaan se mielipide, johon kokouksen puheenjohtaja on yhtynyt. Henkilöäänestyksessä äänten mennessä tasan ratkaistaan vaalit arvalla.
Hallituksen kokouksista on laadittava pöytäkirja, johon merkitään tehdyt päätökset ja tapahtuneet äänestykset. Pöytäkirjan allekirjoittaa kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri.
15. Hallituksen puheenjohtajan tehtävät:
- huolehtia kutsuista hallituksen ja yhdistyksen kokouksiin,
- johtaa vuosikokouksen toimintaa kunnes tällaisen kokouksen puheenjohtaja on valittu,
- huolehtia hallituksen päätösten toteuttamisesta, mikäli hallitus ei määrätyssä tapauksessa ole toisin päättänyt,
- ryhtyä yhdistyksen toiminnanjohtajan avustamana esiin tulleiden asioiden valmistavaan käsittelyyn ja huolehtia välittömästi sellaisiin kirjelmiin vastaamisesta, joita puheenjohtajan harkinnan mukaan ei tarvitse alistaa hallituksen tai valiokunnan käsittelyyn tai jättää hallituksen tai valiokunnan lausunnolle tai jotka muutoin eivät ole siksi tärkeitä, että sanottuja elimiä olisi kuultava,
- antaa hallituksen kokouksissa selostus toimenpiteistä, joihin hän edellisen kokouksen jälkeen on yhdistyksen puolesta ryhtynyt,
- valvoa yhdistyksen varojen hallintoa,
- muissa kohdin johtaa hallituksen työtä yhdistyksen jäsenten parhaaksi.
16. Hallituksen jäsenen tehtävät
Hallituksen jäsenyys on luottamustehtävä. Hallituksen jäsen pyrkii kaikessa toiminnassaan edistämään yhdistyksen ja sitä kautta kaikkien jäsenten etua. Hallituksen jäsen ei aja omaa tai yrityksensä etua.
17. Tilikausi ja tilintarkastus
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Hallituksen ja valiokuntien toimintaa sekä liiton tilejä ja tilinpäätöstä tarkastamaan valitaan vuosikokouksessa yksi toiminnantarkastaja sekä yksi varatominnantarkastaja. Yhdistyksen tilinpäätös sekä hallituksen kokouspöytäkirjat on toimitettava toiminnantarkastajalle ennen tammikuun loppua. Hänen tulee antaa kertomuksensa toimittamastaan tarkastuksesta 14 päivän kuluessa siitä, kun asiakirjat on asetettu hänen käytettäväkseen. Tilintarkastuskertomuksen tulee myöskin sisältää lausunto vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille.
18. Toiminnanjohtaja
Liiton toiminnanjohtajan, jonka hallitus asettaa ja jonka palkkauksen sekä tehtävät hallitus vahvistaa, tulee hoitaa yhdistyksen toimistoa sekä yhteistoiminnassa yhdistyksen puheenjohtajan kanssa huolehtia yhdistyksen juoksevista asioista.
19. Jäsenen erottaminen
Jos jäsen on syyllistynyt tekoon, joka ei ole sopusoinnussa hyvän liikemiestavan kanssa tai koituu yhdistykselle vahingoksi, tai jättää noudattamatta niitä määräyksiä, joita vuosikokous tai hallitus julkaisee jäsenten yhteenkuuluvaisuuden lujittamiseksi, voi vuosikokous hallituksen ehdotuksesta erottaa hänet yhdistyksen jäsenyydestä, jos 2/3 kokouksen läsnä olevista jäsenistä ovat yksimielisiä erottamisesta. Ellei jäsenmaksua, huomautuksista huolimatta, ole suoritettu sen kalenterivuoden päättyessä, jona se on erääntynyt maksettavaksi, voi hallitus erottaa jäsenen yhdistyksestä.
20. Kunniajäsen
Jäsenen, joka on erikoisesti osoittautunut yhdistyksen kiitollisuuden ja kunnioituksen arvoiseksi joko merkittävällä toiminnallaan merenkulun alalla tai aloiterikkaalla ja tarmokkaalla työllään liiton hyväksi, voi vuosikokous hallituksen ehdotuksesta valita yhdistyksen kunniajäseneksi.
21. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa. Päätös sääntöjen muuttamisesta on tehtävä vähintään kahden kolmasosan (2/3) ja päätös yhdistyksen purkamisesta vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä.
Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.
Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.
